Projektportfoliomanagement: Von Portfolien zu Projekten

Freigabe von Projekten

Vor der Freigabe eines neuen Projekts kann der Portfoliomanager die aktuelle Risikosituation in seiner Software einsehen. Die Wahrscheinlichkeit der Realisierbarkeit, die simulierten Auswirkungen auf andere Projektvorhaben etc. können direkt unter Berücksichtigung der aktuellen Situation aller anderen Projekte erkannt werden.
Durch die Freigabe des Projekts wird die Simulation Realität. Das neue Vorhaben wird von einer Projektidee in ein Projekt umgewandelt und entsprechend werden alle simulierten Veränderungen auf parallel laufende und künftige Planungen in die Wirklichkeit umgesetzt. Das Projekt hat nun einen linearen Kapazitäts- und Finanzbedarf, der sich gleichmäßig über die Projektlaufzeit verteilt. Der Projektleiter, der mit diesem Projekt beauftragt wurde, beginnt nun im Rahmen seiner Vorgaben mit einer Feinplanung.

Zukünftige Projekte werden stets von aktuell laufenden Projekten beeinflusst z.B. bezüglich der benötigten Ressourcen, der verfügbaren finanziellen Mittel und der inhaltlichen Ergebnisse. Ein Projektportfolio besteht in der Regel aus Projekten in der Umsetzungsphase und aus geplanten Vorhaben. Um eine sinnvolle Entscheidung über die Realisierbarkeit geplanter Projekte treffen zu können, ist es absolut notwendig, eine belastbare Datenlage der momentan laufenden Projekte zur Verfügung zu haben. Je aktueller die Daten sind, desto besser ist die Entscheidungsgrundlage. Oder umgekehrt ausgedrückt: Je älter und ungenauer der Wissensstand über die aktuellen Projekte ist, desto schlechter ist die Grundlage für Entscheidungen über die neuen Vorhaben.
Folglich nimmt das analytische Berichtswesen, das laufende Projekte und deren Auswirkungen auf neue Vorhaben berücksichtigt, im Portfoliomanagement eine zentrale Stellung ein. Je älter diese Berichte bzw. Daten sind, desto riskanter und unsicherer werden die Entscheidungen des Portfoliomanagers. In manchen Unternehmen wird diese Tatsache jedoch ignoriert und das Management gibt sich mit Quartalsberichten zufrieden. Ebenso berücksichtigen Vorgehensweise, die eine Entscheidung über die Projekte der nächsten zwölf Monate vorsehen, diese unternehmerische Wirklichkeit nicht.

Ein moderner Portfolio-Leitstand liefert alle Informationen über laufende Projekte idealerweise in Echtzeit. Das bedeutet zwar nicht, dass alle Ereignisse, die im Projekt vorfallen, unmittelbar im Computer abrufbar sind. Jedoch soll das entsprechende Portfoliomanagement-Tool alle Daten, die übertragen wurden, sofort auf alle davon betroffenen Projekte übertragen. Diese Zeitspanne ist je nach Arbeitsweise der Projektbeteiligten tages- oder wochenaktuell. Leistungsfähige Simulationssysteme berechnen darüberhinaus die Auswirkungen auf die angedachten neuen Projekte live. Die zu erwartenden Risiken werden berechnet und fließen in die Entscheidungsfindung mit ein. Dies betrifft auch Planänderungen, rückgemeldete Arbeitszeiten, Veränderungen im zu erwartenden Nutzen und die allgemeine Personalstruktur wie Fluktuation oder Krankheiten von Personen mit Schlüsselqualifikationen. Der Portfoliomanager hat im Idealfall die laufenden Projekte ebenso im Blick wie die neuen Vorhaben unter Berücksichtigung der errechneten Auswirkungen.

In manchen Unternehmen mutet diese Vorstellung futuristisch an, da dort selbst Projektstatusberichte keine Selbstverständlichkeit sind. Die wirtschaftliche Realität macht es allerdings notwendig, dass die Entscheider die maximale technische und simulative Unterstützung bekommen, die für eine richtige Entscheidung notwendig ist. Dort, wo diese Erkenntnis vernachlässigt oder ignoriert wird, wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens leichtfertig aufs Spiel gesetzt.

Echtzeitinformationen für alle Mitarbeiter

Informationen sind das wichtigste Gut einer Unternehmung. Dies betrifft nicht nur Führungskräfte, sondern gilt gleichermaßen für alle Mitarbeiter. Oft wird beklagt, dass die Mitarbeiter notwendige Daten nicht oder falsch erfassen. Dies ist eins der größten Probleme bei der Implementierung moderner Projektmanagementmethoden und Projektmanagementsysteme. Die primäre Ursache ist darin zu finden, dass der Mitarbeiter keinen unmittelbaren Nutzen aus dieser Datenerhebung bezieht. Er weiß nicht, welche Auswirkungen die Informationen haben, die er verwaltet. Die Dateneingabe bzw. Datenerhebung wird von ihm als Zwang empfunden, der einen zusätzlichen Aufwand mit sich bringt, oder er fühlt sich dadurch vermehrt kontrolliert. Unternehmen steigern diesen Unwillen häufig dadurch, dass sie einen regelrechten Zwang zur Datenerhebung aufbauen. Dadurch mag zwar die Menge der Daten größer werden, ihre Qualität wird dadurch aber nicht verbessert: Lehnt der Mitarbeiter die Datenerfassung ab, wird er die Daten falsch oder manipuliert einpflegen.

Wenn die Mitarbeiter jedoch um die Bedeutung ihrer Daten wissen und sie selbst einen großen Einblick in das Projekt erhalten, kann sich ihr Engagement steigern. Projektverantwortliche und andere Führungskräfte müssen mit Informationen, die zu Entscheidungen führen, offen und ehrlich umgehen. Dazu zählt, dass der Mitarbeiter seine Resultate unmittelbar in einen Bezug zu weiterführenden Zielen wie Meilensteinen oder Profit des Unternehmens verstehen und erkennen kann. Gerade in diesem Bereich wurden in den letzten Jahren erfolgreiche Modelle entwickelt. Bspw. kann für gesamte Unternehmen das so genannte „Balanced Scorecard“-Verfahren Vorteile bieten. Auch für spezielle Projektarten existieren solche Modelle, in dem Bereich der Softwareentwicklung ist es „Scrum“.

Letztlich sind zwei Faktoren ausschlaggebend: Zum einen kommt es auf die Bereitschaft von Führungskräften an, die Grundlagen für eigene Entscheidungen transparent zu machen, auch auf die Gefahr hin, dass hier Fehlentscheidungen klar sichtbar werden. Zum anderen ist die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Computersysteme von zentraler Bedeutung. Wird eine moderne Portfoliomanagement-Software eingesetzt, dann kann zur Motivation der Mitarbeiter und aus Gründen der Transparenz Bildschirme in die Abteilungen aufgestellt werden, auf denen der Stand der aktuellen Projekte in Form von Bubble-Charts oder Kennzahlen dargestellt wird. Sobald der Mitarbeiter seine Daten in die Software eingibt, sind unmittelbar die Auswirkungen seiner Daten auf die Projektstruktur oder die Ergebnisentwicklung an diesen Screens sehen. So wird dem Mitarbeiter die Bedeutung seiner Tätigkeit visualisiert. Er beginnt, unternehmerischer zu denken und zu handeln. Dies ist natürlich ein Idealzustand, der aber stets als Ziel dienen sollte.

Leider ist es gerade in Deutschland so, das Führungskräfte häufig ein zu geringes Wissen über Möglichkeiten und Verfahren moderner Computer- und Informationstechnologien besitzen. Dadurch sind sie im Vergleich mit vielen internationalen Marktteilnehmern im Nachteil, was sich im Wettbewerb schnell negativ niederschlägt.

Das Management und Portfolien

Besonders im Bereich Projektmanagement haben viele Manager aus allen Führungsebenen gravierende Wissenslücken. Statt auf moderne Werkzeuge zurückzugreifen, wird mit notdürftig zusammengestellte Listen und Tabellen hantiert. Entsprechend wenig belastbar und notdürftig sind dann auch ihre Entscheidungsgrundlagen. Dieser wenig vertrauenerweckende Zustand wird häufig noch davon übertroffen, dass „Senior Project Manager“ zu keiner Zeit eine Ausbildung oder wenigstens eine Schulung zum Thema Projektmanagement erhalten haben. Dabei ist das Thema relativ einfach zu beherrschen. Es gibt eine Vielzahl ausgezeichneter Beratungsfirmen und Coachs, die spezialisiert sind, Führungskräfte auszubilden oder zu beraten. Zudem ist die Computertechnologie so weit entwickelt, dass Daten so aufbereitet werden können, dass wirkliche Entscheidungsgrundlagen entstehen. Selbst die visuelle Aufbereitung der Informationen ist heute so gut, dass kryptischen Tabellen der Vergangenheit angehören sollten und multimediale Grafiken – ähnlich wie in Computer-Strategiespielen – alle Zusammenhänge aufzeigen. Entscheider müssen bei der Gestaltung ihrer Portfolio- und Projektstruktur nur auf wenige Parameter achten.

Sie selbst jedoch müssen ein spezifisches Wissen aufbauen und konsequent darauf achten, dass ihnen eine adäquate Softwaretechnologie zur Verfügung steht. Computer sind für jedes Unternehmen ein zentrales Werkzeug in der globalen Wirtschaftswelt. Mindestens genauso wichtig ist es, die Mitarbeiter als Team zu verstehen und die besten Fachkräfte rekrutieren. „Hire the best“ ist zu ergänzen durch „computing the best“.